Nếu bạn đang phối hợp trên một tài liệu với nhiều người khác, luôn có khả năng nội dung bạn muốn giữ nguyên sẽ bị chỉnh sửa tùy ý. Việc thiết lập bảo vệ ngăn người khác tự ý chỉnh sửa các phần cụ thể của tài liệu Word của bạn. Sau đây là hướng dẫn của Followeek.
Bảo vệ nội dung cụ thể trong tài liệu Word
Đầu tiên, hãy tiếp tục và mở tài liệu Word cần được bảo vệ và chuyển đến tab “Review”.
Tiếp theo, nhấp vào nút “Restrict Editing”.
Ngăn “Restrict Editing” sẽ xuất hiện ở phía bên phải của Word. Tại đây, đánh dấu vào hộp kiểm “Allow only this type of editing in the document”.
Sau khi được chọn, bạn sẽ nhận thấy menu thả xuống bên dưới có thể chọn được. Đảm bảo rằng “No changes (Read only)” được chọn từ menu. Bạn cũng sẽ nhận thấy một tùy chọn “Exceptions” mới, nhưng chúng ta sẽ quay lại điều đó sau.
Bây giờ, bạn sẽ cần chọn các phần của tài liệu mà bạn không muốn chỉnh sửa được phép. Bất kỳ phần nào bạn không chọn sẽ kết thúc ở dạng chỉ đọc. Hãy tiếp tục và chọn văn bản bằng cách nhấp và kéo chuột trên văn bản. Nếu bạn có nội dung cụ thể trong hai phần riêng biệt mà bạn muốn mở để chỉnh sửa, hãy giữ phím Ctrl trong khi nhấp và kéo để thêm chúng vào lựa chọn của bạn.
Khi văn bản được chọn, hãy quay lại ngăn “Restrict Editing” và đánh dấu vào hộp kiểm “Everyone” trong phần “Exceptions”. Điều này cho phép tất cả mọi người nhận tài liệu chỉnh sửa nội dung bạn đã chọn. Nếu bạn đang sử dụng mạng công ty và chỉ muốn cho phép những người cụ thể có thể chỉnh sửa nội dung, hãy chọn “More users” và nhập tên của người dùng (lưu ý rằng điều này yêu cầu quyền truy cập vào thư mục người dùng mạng trung tâm).
Cuối cùng, trong phần “Start enforcement”, hãy nhấp vào “Yes, Start Enforcing Protection”.
Cửa sổ “Start Enforcing Protection” sẽ xuất hiện, cảnh báo bạn rằng tài liệu không được mã hóa và do đó dễ bị người dùng độc hại. Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu. Hãy tiếp tục và làm như vậy, sau đó chọn “OK”. Nếu bạn đã chọn những người cụ thể để cho phép chỉnh sửa, bạn sẽ chọn tùy chọn “User authentication”.
Word hiện đánh dấu, cũng như dấu ngoặc, văn bản đã chọn. Đây là số nhận dạng cho người dùng rằng đó là các phần có thể chỉnh sửa.
Trong ngăn bên phải, bạn cũng sẽ nhận thấy một tùy chọn mới cho phép bạn chuyển từ phần có thể chỉnh sửa sang phần có thể chỉnh sửa. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào “Find Next Region I Can Edit.”
Tùy chọn “Show All Regions I Can Edit” chỉ ra các phần có thể chỉnh sửa, như tên của nó. Nếu bạn muốn xóa các vùng đánh dấu khỏi văn bản, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh “Highlight the regions I can edit.”.
Để loại bỏ các hạn chế bảo vệ trên tài liệu, hãy nhấp vào “Stop Protection” ở cuối ngăn “Restrict Editing”.
Giờ đây, bạn có thể gửi tài liệu để phối hợp một cách an toàn mà không phải lo lắng về việc chỉnh sửa một số phần mà nếu không sẽ không bị ảnh hưởng.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp ích được cho bạn! Followeek chúc bạn một ngày mới tốt lành.
