Cách Lọc, Chặn, Xử lý Thư Rác trong Outlook

Rate this post

Email Rác là thư mục mà Outlook nhận diện nó là thư rác. Bạn có thể tùy chỉnh bộ lọc thư rác của Outlook để chặn hoặc đưa vào danh sách trắng những người gửi hoặc miền, hoặc nâng cấp tính năng lọc tự động và tự động xóa thư rác. Hãy xem cách sử dụng tính năng này qua bài viết của Followeek.

Truy cập Tùy chọn Email Rác

Bạn có thể truy cập các tùy chọn Email rác bằng cách nhấp vào Home > Junk.

Bốn tùy chọn hàng đầu sẽ chỉ khả dụng nếu bạn đã chọn một thư trong một thư mục hoặc nếu bạn có một thư đang mở và bạn nhấp vào Message > Junk.

Tất cả các tùy chọn này cũng có sẵn từ menu ngữ cảnh khi bạn nhấp chuột phải vào thư.

Chúng tôi sẽ đề cập đến bốn tùy chọn hàng đầu trên menu này khi chúng tôi xem qua bài viết. Hiện tại, chúng tôi quan tâm đến “Junk E-mail Options” ở cuối trình đơn.

Nhấp vào tùy chọn này để mở bảng Junk Email Options.

Cài đặt cơ bản trên tab tùy chọn

Tab Tùy chọn trên cửa sổ Email Rác là nơi bạn có thể đặt các tùy chọn email rác của Outlook cho bất kỳ thư nào đến. Email được đánh dấu là rác được gửi trực tiếp đến thư mục Email rác và bạn có thể chọn cách Outlook đánh dấu email là rác. Theo mặc định, bộ lọc email rác được đặt thành “Không lọc tự động”, vì vậy chỉ những email từ những người gửi mà bạn đã cố tình thêm vào danh sách Người gửi bị chặn của mình mới kết thúc trong thư mục Email rác.

Bạn có thể chuyển sang “Low” để nhận được email rác rõ ràng hơn và cài đặt này phải đủ cho hầu hết mọi người. Nếu bạn muốn Outlook mạnh mẽ hơn, bạn có thể chuyển sang cài đặt “High”, nhưng điều này rất có thể sẽ chuyển một số email hợp lệ sang thư mục Email Rác, vì vậy bạn sẽ cần phải kiểm tra nó thường xuyên. Nếu một email hợp pháp được gửi đến thư mục Email Rác, bạn có thể tạo bộ lọc không xem email từ người gửi đó là thư rác bằng cách chọn thư và nhấp vào Home > Junk > Not Junk.

Một hộp xác nhận sẽ mở ra cho bạn biết thư sẽ được chuyển đến Hộp thư đến và cung cấp cho bạn tùy chọn để thêm người gửi vào danh sách Người gửi an toàn.

Quay lại Tùy chọn email rác, cấp cuối cùng bạn có thể chọn là “Safe Lists Only”. Điều này sẽ đánh dấu là thư rác bất kỳ thư nào từ người gửi hoặc miền không có trong danh sách Người gửi an toàn của bạn. Đây là một cài đặt rất hạn chế và bạn sẽ cần phải kiểm tra thư mục Email Rác của mình rất thường xuyên. Tuy nhiên, trong một khoảng thời gian dài thích hợp, bạn có thể đào tạo bộ lọc rác khá tốt, đặc biệt nếu bạn có lượng email thấp từ những người gửi không xác định.

Bên dưới các cấp bộ lọc là hai cài đặt bổ sung.

Đầu tiên trong số này, “Permanently delete suspected junk email instead of moving to the Junk Email folder”, là cài đặt có lẽ hữu ích nhất nếu bạn đã đặt bộ lọc của mình thành “No Automatic Filtering.”. Bộ lọc đó sẽ chỉ chuyển thư từ những người gửi trong danh sách Người gửi bị Chặn của bạn sang Thư rác và khi họ bị chặn, có thể xóa vĩnh viễn những email đó cũng được. Nhưng ở bất kỳ cấp độ lọc nào khác — đặc biệt là “High” hoặc “Safe Senders Only” —có khả năng rất cao là Outlook sẽ nhận ra “false positive” và đánh dấu một email hợp pháp là rác. Nếu email rác của bạn được đặt thành xóa vĩnh viễn thay vì chuyển đến thư mục Email rác, bạn sẽ mất email hợp pháp và không bao giờ biết nó đã ở đó. Do đó, chúng tôi khuyên bạn không nên bật cài đặt này trừ khi bạn chắc chắn về những gì mình đang làm.

Tùy chọn thứ hai, “Warn me about suspicious domain names in emails addresses (recommended)” là công cụ chống lừa đảo của Outlook và nó chỉ khả dụng (và sẽ được bật theo mặc định) nếu bạn bật tính năng lọc email rác. Điều này có nghĩa là chuyển từ “No Automatic Filtering” sang “Low”, “High” hoặc “Safe Senders Only”. Khi tùy chọn này được bật, Outlook sẽ bắt đầu lọc các email lừa đảo tiềm ẩn. Vì đây là một công cụ khá quan trọng, chúng tôi sẽ để Microsoft giải thích những gì nó sẽ làm.

Quản lý Người gửi An toàn

Tab tiếp theo, Người gửi An toàn, chứa danh sách các cá nhân và miền mà Outlook sẽ không bao giờ coi là email rác.

Nếu bạn nhấp vào Home > Junk > Not Junk cho một thư nằm trong thư mục Email Rác và chấp nhận tùy chọn thêm người gửi vào danh sách Người gửi An toàn, thì đây là nơi địa chỉ của họ sẽ kết thúc. Bạn cũng có thể đánh dấu người gửi là “an toàn” bằng cách nhấp vào Home > Junk > Never Block Sender  (hoặc Không bao giờ chặn miền của người gửi nếu bạn muốn tất cả email từ miền đó bỏ qua bộ lọc rác).

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng một địa chỉ hoặc miền cụ thể được thêm vào danh sách người gửi an toàn, hãy nhấp vào nút Add .

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể nhập địa chỉ hoặc miền sẽ được thêm vào.

Điều này là tốt cho một hoặc hai địa chỉ hoặc tên miền, nhưng khá mất thời gian nếu bạn có một số lượng lớn để thêm. Để làm mọi thứ nhanh hơn một chút, bạn có tùy chọn nhập danh sách người gửi và miền hoặc xuất danh sách người gửi và miền an toàn hiện có của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn nhập / xuất để thực hiện các thay đổi hoặc xóa hàng loạt. Xuất danh sách, thực hiện các thay đổi của bạn (hoặc xóa các mục nhập) trong trình soạn thảo văn bản mà bạn chọn và nhập danh sách mới. Quá trình Nhập không xóa các mục hiện có trước khi nhập các mục mới và nó coi các thay đổi là mục nhập mới (ví dụ: nếu bạn thay đổi mục nhập từ ebay.co.uk thành ebay.com, nó sẽ thêm ebay.com , thay vì thay thế ebay.co.uk), vì vậy bạn sẽ cần làm trống danh sách trước khi nhập danh sách đã sửa đổi của mình. Để thực hiện việc này, hãy chọn mục nhập trên cùng, giữ phím SHIFT và chọn mục nhập cuối cùng. Thao tác này sẽ chọn tất cả các mục trong danh sách. Sau đó, nhấp vào Xóa để xóa tất cả những người gửi an toàn đã sẵn sàng cho việc nhập của bạn.

Hai tùy chọn cuối cùng trên trang giúp bạn tự động thêm người gửi vào danh sách bằng cách đưa ra một số giả định hợp lý.

Bật “Also trust email from my Contacts” có nghĩa là thư từ một địa chỉ có trong danh bạ Outlook của bạn sẽ được cho qua mà không bị lọc thành email rác. Hiệu quả, điều này biến danh sách liên hệ của bạn thành danh sách Người gửi An toàn thứ hai mà bạn không cần phải tự thêm tất cả các địa chỉ vào danh sách Người gửi An toàn theo cách thủ công.

Chuyển sang “Automatically add people I mail to the Safe Senders list” có nghĩa là bất kỳ ai mà bạn gửi thư đều sẽ được coi là người gửi an toàn, trên cơ sở nhận được thư trả lời bạn đã gửi là điều bình thường. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng, vì bạn có thể đang trả lời ai đó để yêu cầu họ ngừng gửi thư cho bạn (như thư hủy đăng ký), vì vậy tùy chọn này nên được sử dụng thận trọng.

Quản lý Người nhận An toàn

Tab tiếp theo, Người nhận an toàn, hơi khó hiểu. Bạn không có quyền kiểm soát cách người nhận sẽ xử lý thư của bạn, vì vậy bạn không thể làm như vậy. Nó không chặn bạn gửi thư đến bất kỳ địa chỉ nào trong danh sách. Vì vậy, nó để làm gì? Người nhận an toàn thực sự là danh sách mail mà bạn thuộc về. Thông thường, địa chỉ “Đến” cho danh sách gửi thư là tên của danh sách (ví dụ: [email protected]) và thêm địa chỉ này vào danh sách Người nhận An toàn đảm bảo rằng những email này không được coi là rác.

Nếu không, các tùy chọn giống như dành cho Người gửi an toàn. Bạn có thể đánh dấu danh sách gửi thư là “an toàn” bằng cách nhấp vào Home > Junk > Never Block this Group or Mailing List nếu bạn muốn email từ danh sách hoặc nhóm đó bỏ qua bộ lọc rác.

Chặn người gửi

Tab Người gửi bị Chặn là nơi bạn thêm các địa chỉ riêng lẻ hoặc toàn bộ tên miền mà bạn cho là thư rác. Mọi thứ được thêm vào đây sẽ chuyển thẳng đến thư mục Email Rác.

Các tùy chọn giống như dành cho Người gửi an toàn, với khả năng thêm, chỉnh sửa và xóa các mục nhập, cũng như nhập và xuất danh sách địa chỉ và miền. Bạn cũng có thể thêm người gửi hoặc miền của họ vào danh sách Người gửi bị chặn khi bạn chọn thư bằng cách đi tới Home > Junk > Block Sender

Bất kỳ email nào kết thúc trong thư mục Email Rác, cho dù từ những người gửi bị chặn hoặc do Outlook đã xác định rằng thư có thể là rác, sẽ có bất kỳ liên kết nào bị vô hiệu hóa và nội dung của thư được đặt thành văn bản thuần túy. Outlook hiển thị thông báo cho bạn biết điều này trong bất kỳ thư nào bạn mở từ thư mục Email Rác.

Ghi chú: Nếu bạn thêm người gửi vào cả danh sách Người gửi an toàn và Người gửi bị chặn, danh sách Người gửi an toàn sẽ được ưu tiên và email từ người gửi sẽ đến hộp thư đến của bạn.

Chặn các miền và mã hóa cấp cao nhất

Tab cuối cùng, Quốc tế, cho phép bạn chặn các miền và email cấp quốc gia bằng các mã hóa cụ thể.

Nhấp vào “Blocked Top-Level Domain List” để mở bảng điều khiển cùng tên. Điều này cho phép bạn chọn các miền quốc gia để chặn.

Ví dụ: nếu bạn muốn chặn email từ Andorra, bạn đánh dấu vào hộp kiểm “AD (Andorra)” và sau đó nhấp vào “OK”. Sau đó, Outlook sẽ coi thư từ một miền có đuôi “.ad” là thư rác.

Nếu bạn muốn chặn một khu vực địa lý cụ thể, bạn có thể chặn toàn bộ mã hóa bằng cách nhấp vào “Blocked Encodings List.”. Điều này cho phép bạn chọn mã hóa email để chặn.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp ích được cho bạn! Followeek chúc bạn một ngày mới tốt lành.

You might also like